Archivos

Sistema Institucional de Archivos (SIA)

La Ley General de Archivos define al Sistema como un conjunto orgánico y articulado de estructuras, herramientas, métodos, normas, instancias e instrumentos, procedimientos y funciones que desarrolla cada sujeto obligado, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Se integra por:

  1. Área coordinadora de archivos y
  2. Áreas operativas siguientes:
  3. Correspondencia u oficialía de partes;
  4. Archivo de trámite, por área o unidad;
  5. Archivo de concentración, y
  6. Archivo histórico (sujeto a capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado)

Es importante señalar que cada sujeto obligado es responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos.

Acta: ACT/ODG/SE-06/08/03/2017

Reestructuración del Sistema Institucional de Archivos de IVAI

Grupo Interdisciplinario

El Grupo Interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.

El Grupo Interdisciplinario de archivos, es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por las personas titulares de:

  • Jurídica;
  • Planeación y/o mejora continua;
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la información;
  • Unidad de Transparencia
  • Órgano Interno de Control, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
Instrumentos de Control

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

 

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

El PADA es un documento para la organización de los archivos, el cual contendrá elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.

Además, se debe elaborar un informe detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo en el portal electrónico a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución del dicho programa.